Jak sprawnie zarządzać informacją w firmie? Jak ułatwić komunikację pomiędzy działami oraz uzyskać wzrost produktywności? Pytania tego typu bardzo często zadawane są przez osoby kierujące przedsiębiorstwem. Aby na nie odpowiedzieć, warto przeanalizować istniejące na runku systemy do zarządzania firmą.

Fot: STIGO

Jednym z nich jest Plan-de-CAMpagne, program dedykowany branży metalowej. Szereg informacji pojawiających się w całym procesie obsługi zamówienia wymaga zaangażowania wielu pracowników. Niejednokrotnie osoby mające bezpośredni kontakt z klientem pracują poza siedzibą firmy. Taki stan rzeczy wpływa na potrzebę szybkiego współdzielenia się informacją w przedsiębiorstwie. Wspólna praca na zcentralizowanej bazie danych Plan-de-CAMpagne pozwala na przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym. Zarejestrowane w systemie zapytanie ofertowe obsługiwane jest równolegle przez handlowca, technologa lub dział zaopatrzenia. Wszystkie podejmowane w ten sposób działania są ściśle powiązane z konkretnym kontrahentem, projektem lub zamówieniem. Funkcjonujące na rynku rozwiązania informatyczne pozwalają na zdalną rejestrację zdarzeń poprzez wykorzystanie: odpowiednio skonfigurowanej infrastruktury sieciowej firmy lub dzięki wykorzystaniu mobilnych narzędzi funkcjonujących w ramach systemów wspomagających przedsiębiorstwa. Każde z powyższych rozwiązań ma na celu skrócenie czasu niezbędnego na przekazanie i zarejestrowanie odpowiednich informacji.

1. Planowanie potrzeb materiałowych
Już podczas odpowiedzi na zapytanie ofertowe dział handlowy poszukuje informacji o dostępnych materiałach oraz zasobach produkcyjnych. Niejednokrotnie brak spójnej informacji na tym etapie skutkuje pewnym opóźnieniem zamówienia zaraz po jego zarejestrowaniu. Oprogramowanie Plan-de-CAMpagne pozwala szybko oszacować niezbędny czas na realizację zlecenia z uwzględnieniem bieżących stanów magazynowych oraz symulując plan produkcji. W przypadku występujących opóźnień, są one każdorazowo raportowane w celu zbudowania spójnej analizy na przyszłość.

Dzięki automatycznie tworzonym rezerwacjom materiałowym systemy wspomagające w pełni zarządzają gospodarką materiałową. Dział zaopatrzenia może kontrolować aktywne zamówienia pod kątem m.in.: zamówionych ilości, ustalonych dat dostaw i cen, ilości już przyjętego towaru. Uzupełnieniem funkcji składania zamówień jest możliwość prowadzenia negocjacji cen z dostawcami. Poprzez zgromadzenie historii zamówień oraz notatek z przeprowadzonych rozmów z dostawcami Plan-de-CAMpagne staje się narzędziem bardzo mocno wspierającym kluczowe decyzje w przedsiębiorstwie.

W celu jeszcze pełniejszej kontroli nad materiałem wybrane systemy wspomagające pozwalają na rejestrację numerów partii. Oprogramowanie Plan-de-CAMpagne przechowuje informację o przydzielonych do dostawy atestach. Dane te wykorzystywane są do stworzenia pełnej dokumentacji powykonawczej dla elementów wysyłkowych. Automatyzacja tego procesu to każdorazowo kilkugodzinne oszczędności dla firmy produkcyjnej.

Fot: STIGO

2. Nadzór nad zleceniami produkcyjnymi
Systemy zarządzające usprawniają również proces śledzenia i rozliczania zamówień. Zlecenia produkcyjne uruchomione na warsztacie powinny być identyfikowane w każdym możliwym momencie. Oprogramowanie Plan-de-CAMpagne umożliwia analizę zdarzeń w czasie rzeczywistym poprzez wykorzystanie stanowisk do rejestracji czasów, które instalowane są na hali produkcyjnej. Każde zlecenie produkcyjne funkcjonuje jako wydrukowana karta technologiczna z kodami kreskowymi poszczególnych procesów.

Osoby zarządzające otrzymują informację o uruchomionych obecnie procesach produkcyjnych. Raportowanie produkcji w czasie rzeczywistym pozwala w danym momencie uchwycić wszelkiego rodzaju odchylenia od normy. Mogą to być różnice czasowe, jakościowe lub ilościowe. Informacje te dają możliwość dalszej analizy, a tym samym mogą służyć do budowania cyklicznych raportów. Obok raportów ilościowych firma zyskuje jasny pogląd na koszty rzeczywiste zlecenia. W przypadku wystąpienia problemów jakościowych, dodatkowe naliczenie kosztów napraw również jest odpowiednio rejestrowane, co pozwala na zbudowanie pełnego obrazu kosztów po zamknięciu zamówienia.

Poprzez możliwości integracyjne systemy zarządzania zwiększają swoją elastyczność. Przekłada się to bezpośrednio na przyspieszenie procesu obsługi zlecenia w przedsiębiorstwie. Integracja modułu CRM z klientem poczty usprawnia działanie działu handlowego i pozwala na gromadzenie historii korespondecji w jednym systemie. Z kolei połączenie z systemami CAD/CAM oszczędza dodatkowy czas pracy w dziale projektowania i przygotowania produkcji. Importowanie list materiałowych maksymalnie przyspiesza proces generowania kart technologicznych na warsztat. Interfejsy komunikacyjne pozwalają na wymianę kluczowych informacji pomiędzy przedsiębiorstwami (m.in. zamówienia, faktury) oszczędzając dodatkowy czas pracy.