Dynamiczne zmiany w gospodarce krajowej oraz na rynkach międzynarodowych wymuszają na firmach błyskawiczne reagowanie na nową, zaistniałą sytuację. Może się to przejawiać w konieczności przemodelowania procesów gospodarczych zachodzących w danej firmie. Narzędziem, które pozwala najefektywniej przeprowadzić ten trudny proces jest zintegrowany systemem ERP do zarządzania.

W bieżącym opracowaniu przedstawione zostaną funkcjonalności w ramach systemu SAP Business One mające zastosowanie w firmach dystrybucyjnych. Pomagają one obniżyć koszty prowadzonej działalności przy jednoczesnym zwiększeniu jakości obsługi klienta. Innymi słowy pomagają one wyróżnić się firmie na dynamicznym i konkurencyjnym międzynarodowym rynku.

Zarządzanie partiami towarów - pełna kontrola towarów

SAP Business One to oprogramowanie, które umożliwia oznaczenie i śledzenie partii towarów. Do partii towarów można przypisać dowolną liczbę cech, a nawet pliki. W praktyce najczęściej z partiami towarów kojarzy się: daty ważności, wyniki z badań kontroli jakości czy dokumentację, np. certyfikaty i atesty. Dzięki temu oprogramowanie umożliwia:

- wydawanie towaru z magazynu według daty ważności,
- w przypadku substancji niebezpiecznych zarządzanie ich położeniem w magazynie,
- możliwość automatycznego drukowania w momencie wydania z magazynu certyfikatów, atestów oraz oznakowań,
- w przypadku towarów wymagających oznaczenia stopniem zagrożenia ADR, automatyczne drukowanie specjalnych listów przewozowych,
- łatwiejsza obsługa zwrotów i reklamacji.
- Oprogramowanie to sprawdza się też w przypadku towarów oznakowanych numerami seryjnymi.

Jednostki miar - różne jednostki na różnych dokumentach

System SAP Business One umożliwia zdefiniowanie dowolnych jednostek miar, określenie zależności między nimi, a nawet przypisanie ich do odpowiednich typów dokumentów. W rezultacie możesz kupować , magazynować i sprzedawać w zupełnie innych jednostkach. W systemie SAP Business One dokumenty zakupu, magazynowe i sprzedaży mogą mieć przypisane inne jednostki miar.

Wybierz i zapakuj - szybkie wydanie z magazynu

Aby uniknąć korekt dokumentów Wydań Zewnętrznych, w systemie SAP Business One funkcjonuje dokument Lista Załadunkowa. Na jej podstawie magazynier kompletuje wydanie dla klienta, nanosząc na listę informacje o ewentualnych brakach. Dopiero potem tworzony jest właściwy dokument Wydania Zewnętrznego. Takie rozwiązanie można połączyć z kolektorem danych. Dzięki temu przenośnemu urządzeniu magazynier pracuje szybciej i efektywniej.

Sekwencyjne drukowanie - ułatwienie pracy z dokumentami w formie papierowej

SAP Business One umożliwia wydruk za jednym kliknięciem myszki różnych dokumentów na różnych drukarkach w Twojej firmie i to w różnych układach graficznych. Wyobraź sobie jaki pozytywny wpływ ma takie drukowanie na czas obsługi klienta. Wystarczy, że jeden pracownik wyda polecenie druku niezbędnych dokumentów do przygotowania dostawy. W rezultacie w dziale sprzedaży wydrukuje się faktura z dowolną dokumentacją towaru, np. certyfikatem, na drukarce w magazynie Lista Załadunkowa lub WZ, a dziale Spedycji List Przewozowy, etykiety lub inne dowolne oznaczenia. Pomysłowość wykorzystania funkcjonalności sekwencyjnego drukowania zależy wyłącznie od Twojej pomysłowości.

Kreator MRP - właściwe planowanie zaopatrzenia

System SAP pomaga w minimalizowaniu kosztów magazynowych poprzez optymalizację poziomu zapasów. Intuicyjne narzędzie do planowania zaopatrzenia, jakim jest kreator MRP, analizuje faktyczny stan zapasów, sprawdza: dostępność towarów dla których ustalono ilości minimalne, prognozy sprzedaży, zamówienia klientów, porównuje zebrane dane z zamówionymi dostawami, które jeszcze nie dotarły i na tej podstawie sugeruje decyzje. Wystarczy, że osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie zaaprobuje je, a zamówienia zakupu powstaną automatycznie. W firmach produkcyjnych kreator MRP rekomenduje też zlecenie produkcji brakujących półproduktów i produktów. Kreator MRP jest standardową funkcjonalnością systemu SAP Business One.

Inne przydatne funkcjonalności SAP Business One (systemu ERP):

- zarządzanie opakowaniami zwrotnymi,
- obsługa składów konsygnacyjnych,
- drukowanie etykiet i dokumentów z kodami kreskowymi,
- współpraca z kolektorami danych,
- pełna integracja z arkuszem kalkulacyjnym,
- łatwa zmiana wyglądu wydruków,
- zarządzanie magazynem wysokiego składowania.

Proces pozyskiwania klientów

Rozwiązanie SAP Business One pomaga w pozyskiwaniu nowych klientów i zwiększaniu ich satysfakcji z współpracy biznesowej. Wbudowana funkcjonalność CRM (zarządzanie relacjami z klientami) służy do pozyskiwania nowych klientów poprzez:

- organizację masowej wysyłki e-maili wprost z systemu,
- zarządzanie pracą handlowców dzięki możliwości planowania różnych działań,
- organizacja akcji informacyjnych i telefonicznego poszukiwania nowych klientów,
- szeroko rozbudowane raportowanie w zakresie nawiązywania relacji z klientami.


Rys: Interaktywny raport sprzedaży miesięcznej w rozbiciu na przedstawicieli handlowych

Zwiększenie satysfakcji z współpracy
SAP Business One wspiera współpracę zarówno z dostawcami jak i z klientami poprzez:

- elektroniczną wymianę dokumentów (EDI) z sieciami handlowymi i innymi firmami,
- sprzedaż detaliczną (sklep internetowy lub katalog produktów on-line) i hurtową przez Internet (zamówienia on-line, B2B),
- prowadzenie systemu lojalnościowego,
- ewidencję działań związanych z obsługą klientów (zachowanie historii kontaktów z klientami),
- wysyłanie powiadomień SMS o promocjach, wysyłce dostawy, płatnościach,
- udostępnianie dokumentów i historii zamówień poprzez internetowe biuro obsługi klienta,
- sprawne zarządzanie polityką rabatową i cenami (ceny specjalne, promocje czasowe, rabaty uzależnione od wielkości zakupu),
- sprawną obsługę zwrotów i reklamacji,
- zdalny dostęp do danych w systemie dla przedstawicieli handlowych.

Wsparcie procesu ofertowania i negocjacji

Oprogramowanie SAP Business One pomaga w zarządzaniu etapami sprzedaży. Może wspierać zarówno firmy farmaceutyczne w przetargach publicznych, jak i firmy handlowe z innych branż w skomplikowanym procesie sprzedaży.

Wdrożenie opisanych funkcjonalności jest poprzedzone analizą bieżących procesów biznesowych oraz opracowaniem koncepcji wdrożenia. Oba dokumenty pozwalają z jednej strony obiektywnie ocenić i usystematyzować aktualny stan firmy, a z drugiej strony określają kierunek, w jakim firma będzie podążać. Funkcjonalności takie jak zarządzanie partiami pomagają spełnić najbardziej rygorystyczne wymagania związane z normami HACCP lub GMP. Z kolej kreator Material Resource Planning (MRP) pomaga optymalizować koszty magazynowania tzn. utrzymywać wartość stanów magazynowych na takim poziomie, aby zapewnić płynność dostaw do klientów i jednocześnie nie zamrażać kapitału firmy. Przedsiębiorstwa poszukujące nowych kanałów sprzedaży mogą skorzystać z gotowego portalu internetowego, który może być wykorzystany jako sklep internetowy lub portal typu Business to Business. To jest zaledwie kilka przykładowych korzyści, jakie może przynieść wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem. Jest to inwestycja, która dobrze zaplanowana i przeprowadzona, może zwrócić nawet w kilka miesięcy.

(Supremis)