Dobrze poprowadzone negocjacje to klucz do sukcesu każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Aby zdobyć ten klucz, powinniśmy stworzyć odpowiednią atmosferę do rozmów

- Treść negocjacji jest najważniejsza, ale trudno sobie wyobrazić rozmowy zakończone sukcesem, które odbywają się w byle jakim pomieszczeniu, bez zachowania podstawowych zasad. Biznesmeni często o nich zapominają, a przecież to, jak rozmawiamy z potencjalnym partnerem w interesach, może decydować, czy dojdziemy do porozumienia - mówi Maciej Rydel, dyrektor programowy Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów, który wykłada savoir-vivre dla biznesmenów.

O czym musimy pamiętać, przygotowując się do rozmów? Po pierwsze, o pomieszczeniu, w którym będziemy je prowadzić. Powinno być przygotowane: musimy mieć stół, przy którym zmieszczą się wszyscy uczestnicy zespołów negocjacyjnych z obu stron. Stół powinien być prostokątny, ustawiony w dobrze oświetlonym miejscu.

- Okrągły stół jest mniej wygodny, często nie mieszczą się przy nim wszyscy zainteresowani. Również dokumenty nie leżą symetrycznie po obu stronach. Dobrze, jeżeli w pokoju negocjacyjnym wisi logo naszej firmy, jeżeli pokój ma swój styl i akcentuje to, co robi firma. Najgorzej, jeżeli zamkniemy się z partnerem do rozmów małej, ciemnej klitce o szarych ścianach. To robi fatalne wrażenie - mówi Rydel.

Na stole powinny stać woda i szklanki dla wszystkich uczestników rozmów. Co z kawą i herbatą? - Nie radziłbym ich podawać podczas rozmów. Od tego, żeby napić się kawy czy herbaty, zjeść kanapkę albo lunch, są przerwy. Wtedy można się rozluźnić, porozmawiać na inne tematy niż biznes. Rzecz jasna nie podajemy podczas negocjacji żadnych napojów wyskokowych! - zaznacza Maciej Rydel. Zakończone sukcesem negocjacje można uczcić lampką szampana, ale dopiero po tym, jak podpiszemy porozumienie.

- Nasi biznesmeni nie są najlepiej przygotowani do technicznej strony rozmów. Podczas jednego ze szkoleń z savoir-vivre'u kursanci mieli przygotować stół do negocjacji. Zaproponowali... stół nakryty obrusem, z kawą i herbatą, nakryciami - jak do posiłku. Tak nie można robić! - tłumaczy Rydel.

Ważne jest jednak, żeby gospodarz zatroszczył się o przerwy i ich aranżację. Powinien zaproponować coś do jedzenia - jeżeli rozmowy się przeciągają.

Powinien też zadbać o szczegóły techniczne. Jakie? Przede wszystkim łącza internetowe, jeżeli będą potrzebne, rzutnik, specjalne miejsce na próbki towarów, niezbędne katalogi. - Szukanie katalogów czy przynoszenie rzutnika podczas rozmów, po prostu źle o nas świadczy jako o organizatorach - mówi Rydel.

Kolejnym ważnym elementem jest rozmieszczenie uczestników negocjacji przy stole. Żelazna zasada to niesadzanie gości tyłem do drzwi. - To stary zwyczaj, jeszcze ze średniowiecza. Wtedy nie wolno było siadać tyłem do drzwi, bo za drzwiami mogło czaić się niebezpieczeństwo. Dziś już wiadomo, że zza drzwi nikt nie wyskoczy i nie wbije nam noża w plecy, ale konwenans pozostał. I jest bardzo ważny - mówi Rydel.

Gości sadzamy tak, by dokładnie naprzeciwko prezesa siedział prezes, handlowca - handlowiec, inżyniera - inżynier. Od tej zasady nie ma odstępstw.

Ważną kwestią - jeżeli rozmawiamy z partnerem z zagranicy - jest tłumaczenie. Jeszcze przed negocjacjami ustalamy, czy będziemy prowadzić je w języku gospodarza, gościa, czy w języku trzecim - np. po angielsku.

- Jeżeli nie czujemy się pewnie z naszymi zdolnościami lingwistycznymi, lepiej zapewnić tłumaczenie. Najgorsze wrażenie robią biznesmeni, którzy starają się pokazać, że znają język, a tak naprawdę znają tylko kilka podstawowych zwrotów. Wtedy nikt nie traktuje ich jak poważnych partnerów - podkreśla Rydel. Tłumaczy zapewnia gospodarz - chyba, że kontrahenci przyjadą z własnym zespołem tłumaczy.

A co po zakończeniu negocjacji? - Powinniśmy zabrać kontrahenta na kolację, zająć się nim - mówi Maciej Rydel. O tym, jak to zrobić z klasą - w następnym odcinku savoir- vivre'u.
(Maciej Kuźmicz, Gazeta Wyborcza, foto: Portal Edukacyjny www.aci.pl)