O tym kiedy i czy wypada korzystać z nowinek technicznych podczas prowadzenia interesów pisze Maciej Kuźmicz z "Gazety Wyborczej".

"- Czasy, kiedy wszystkie kontrakty uzgadniało się podczas rozmów twarzą w twarz, powoli odchodzą w przeszłość. Coraz częściej korzystamy z e-maila, gdy chcemy szybko ustalić szczegóły prowadzonego biznesu - mówi dr Maciej Rydel, Dyrektor Programowy Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów, który szkoli biznesmenów z savoir-vivre'u. Ale jednocześnie ostrzega: czasem nasi partnerzy mogą się poczuć urażeni.

- Nie wypada wysyłać e-mailem zaproszenia na uroczystości, np. 15-lecie firmy, które chcemy uczcić podczas bankietu czy spotkania z naszymi kontrahentami. Nie możemy również wysłać e-mailem czy faksem kondolencji, to w bardzo złym tonie. Najlepiej wtedy skorzystać z tradycyjnej poczty - mówi Rydel. - Oczywiście, jeżeli mówimy o zaproszeniach, powinny one być specjalnie drukowane, nie na zwykłej drukarce w firmie. Powinniśmy je wcześniej zamówić i zdecydowanie wcześniej rozesłać do partnerów biznesowych. Można również skorzystać z posłańca, doręczyć zaproszenie do rąk własnych.

Całą resztę - korespondencję biznesową, ustalanie szczegółów kontraktu, przesyłanie danych - możemy prowadzić za pośrednictwem poczty elektronicznej. - Chyba, że mamy do czynienia z biznesmenami starej daty - zastrzega Rydel. - Wtedy powinniśmy korespondować lub polegać na telefonie bądź faksie.

Jak zaznacza dyrektor GFKM, takie sytuacje zdarzają się coraz rzadziej, bo firmy się spieszą, są zorientowane na jak najszybsze załatwianie spraw.

- Można również ustalać konkrety SMS-ami, ale tu uwaga - taką wiadomość łatwo skasować, więc lepiej potwierdzić ustalenia z SMS-ów faksem. Wypada również zapytać najpierw, czy nasz partner nie ma nic przeciw temu, by powiadomić go np. o realizacji dostawy w ten sposób. To jeszcze nie jest standard w komunikacji biznesowej. Ale jeżeli nasz partner się nań zgodzi, to nie ma kłopotu - wyjaśnia Rydel.

Czy wypada negocjować kontrakt przez telefon bądź za pomocą e-maila? - Raczej nie. Jeżeli to jest nasz pierwszy kontrakt, to warto się spotkać, bo samo spotkanie oznacza, że poświęcając naszemu partnerowi nasz czas, darzymy go szacunkiem. Poza tym istnieje niepisana zasada, która mówi, że warto przynajmniej raz zobaczyć naszego partnera - mówi Maciej Rydel.

Dopuszczalne jest jednak przesyłanie e-mailem poszczególnych części kontraktu do konsultacji. - To po prostu wygodniejsze; ale już na podpisanie samego porozumienia powinniśmy stawić się osobiście - mówi dyrektor programowy GFKM.

- Pamiętajmy też, że w posługiwaniu się jakimikolwiek nowinkami technicznymi obowiązuje jedna podstawowa zasada: musimy się upewnić, że nasz partner w interesach również z nich korzysta i zgadza się na to, by np. używać e-maili do ważnej korespondencji - konkluduje Maciej Rydel."
(tekst: Maciej Kuźmicz, Gazeta Wyborcza, foto: http://www.palm.com)