Aby zacieśnić kontakty z partnerami w interesach organizujemy wszelkiego rodzaju bankiety. O tym jak zapraszać na taka „firmową imprezę”, w jakiej formie wysyłać zaproszenia pisze Maciej Kuźmicz z Gazety Wyborczej.

"- Powinniśmy przede wszystkim zatroszczyć się wcześniej o to, kiedy zapraszamy - mówi "Gazecie" Kazimierz Gołębiowski, prezes firmy szkoleniowej GKM z Wrocławia, która uczy polskich biznesmenów m.in. savoir-vivre'u. - To, w jaki sposób zapraszamy na swoją uroczystość, świadczy o nas i naszym podejściu do biznesu, podobnie jak świadczy o nas wizytówka.

Zasadą obowiązującą przy zapraszaniu na uroczystości, konferencje i seminaria organizowane przez naszą firmę jest uprzedzenie ich uczestników przynajmniej dwa tygodnie wcześniej. - To równie ważne jak samo wysłanie naszym partnerom biznesowym zaproszenia. Prezesi firm są zazwyczaj zajęci, powinniśmy jak najszybciej dać im możliwość wpisania w swój terminarz spotkania z nami - wyjaśnia Kazimierz Gołębiowski.

Jak uważa prezes GKM, najlepsze są zaproszenia bezpośrednie - świadczą o tym, że zależy nam na osobie, którą chcemy gościć np. podczas jubileuszu firmy.

- Jeżeli sami zadzwonimy do prezesa firmy, na której nam zależy, to jest to wysoko oceniane. Nasi partnerzy dostają wtedy ważny sygnał, że ich cenimy, chcemy sami poinformować ich o ważnym wydarzeniu - wyjaśnia Gołębiowski.

Jeżeli mamy taką możliwość, zaproszenie na firmową uroczystość można również przekazać osobiście, ale rzadko który biznesmen ma tyle czasu, by spotykać się ze swoimi kontrahentami tylko po to, by ich zaprosić.

Zaproszenie trzeba koniecznie potwierdzić na piśmie - wysyłając specjalny, wydrukowany na tę okazję liścik. Oczywiście takie zaproszenie musi być imienne - niewiele osób przychodzi na uroczystości, na które nie dostało imiennego zaproszenia.

Jeżeli mamy czas, by podpisać zaproszenie osobiście, to zrobimy na pewno dobre wrażenie. W żadnym wypadku nie powinniśmy natomiast przy podpisie stawiać pieczątki - to nie na miejscu.

- Warto również poprosić o potwierdzenie przybycia. Wtedy nie będziemy musieli się martwić o to, ile gości stawi się na przyjęcie. Na zaproszeniu powinniśmy podać dokładnie miejsce i czas trwania całej uroczystości - wyjaśnia prezes GKM.

Co z zaproszeniami wysyłanymi drogą elektroniczną lub faksem? - Na razie nie weszły jeszcze do kanonu. Obowiązuje koperta i podpisany list. Drogą e-mailową możemy natomiast potwierdzić, czy nasze zaproszenie dotarło do adresata - mówi Kazimierz Gołębiowski."
(Tekst: Maciej Kuźmicz, Gazeta Wyborcza, foto: www.thepulpstuido.com)