W każdej firmie sekretarz bądź sekretarka to pierwsze osoby, które napotyka nasz partner w interesach. Jak powinna się zachowywać, ubierać „prawa ręka” szefa pisze Maciej Kuźmicz z Gazety Wyborczej.

- Nasi asystenci również muszą stosować się do zasad savoir-vivre'u, jeżeli tego nie robią, to mogą zrazić do naszej firmy wszystkich potencjalnych kontrahentów. Dlatego zachowanie sekretarki czy sekretarza jest przynajmniej tak ważne, jak nasze własne - mówi "Gazecie" Maciej Rydel, dyrektor programowy Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów, wykładowca savoir-vivre'u dla biznesmenów.

- Ponadto muszą się również wykazywać wyczuciem sytuacji i zawsze wiedzieć, jak się zachować. Są wizytówką firmy i świadczą o prezesie. Przecież to właśnie prezes zatrudnia swoją najbliższą współpracownicę, która umawia spotkania, rezerwuje hotele, zajmuje się pracą administracyjną. To kluczowa postać w firmie - mówi Rydel. - Niedopita kawa w szklance na biurku, nieład w dokumentach, niechlujny wygląd - to są wyznaczniki fatalnej asystentki prezesa. Jeżeli naszą asystentkę trzeba pouczać, żeby nie jadła na biurku, to już jest niedobrze - dodaje.

Czy warto w ogóle mieć sekretarkę bądź sekretarza? Jak mówią specjaliści od savoir-vivre'u, jeżeli firma jest niewielka, zatrudnia do pięciu osób - asystent prezesa nie jest niezbędny. Nasi partnerzy biznesowi nie poczują się urażeni ani źle nas nie ocenią, jeżeli sami będziemy się z nimi umawiać.

- Zatrudnienie sekretarki nie jest obowiązkowe, wiele zależy od kondycji naszej firmy i od tego, czy możemy sobie na nią pozwolić. Ale jeżeli dajemy pracę stu osobom, mamy fabrykę i chcemy zaoszczędzić, nie zatrudniając asystentki, to może to być źle odebrane, jako brak wyobraźni. Przecież czas prezesa jest cenny, znacznie bardziej niż to, że zapłacimy pensję osobie, która zajmie się wszelkimi zagadnieniami administracyjnymi - wyjaśnia Maciej Rydel.

Jak zaznacza, przy zatrudnianiu swej prawej ręki szef musi zwrócić uwagę na dwa rodzaje kompetencji - merytoryczne i ogólną ogładę. - Do merytorycznych zaliczymy oczywiście umiejętność obsługi komputera, znajomość języków obcych, umiejętność organizowania wizyt naszych gości, układanie i posługiwanie się kalendarzem szefa - mówi Rydel.

Jego zdaniem bardzo ważne są również umiejętności pozamerytoryczne. - Tutaj istotne jest wyczucie naszego asystenta czy asystentki. To właśnie oni powinni potrafić odpowiednio przywitać naszego partnera biznesowego, wiedzieć, gdzie zorganizować wystawne przyjęcie na sto osób, a gdzie spokojną kolację dla dwóch biznesmenów, którzy chcą omówić ważne kwestie. Powinni również potrafić zaproponować gościom, których przyjmujemy, odpowiedni program wizyty - tłumaczy Maciej Rydel z GFKM.

Podkreśla, że prezes powinien również zwrócić uwagę na to, jak zachowuje się jego asystent/ka w podróży służbowej. - Taka osoba musi być cieniem prezesa, jeżeli już została zabrana w podróż służbową - i z reguły ma znacznie więcej pracy organizacyjnej niż sam prezes. To ona powinna dopilnować rozkładu pociągów czy samolotów, zatroszczyć się o hotel bądź restaurację na wieczór. Podczas spotkań biznesowych czy negocjacji, jeżeli jest oczywiście do nich dopuszczona, to ona dba o to, by prezes miał wszystkie niezbędne dokumenty pod ręką. Tutaj musi mieć wyczucie - mówi wykładowca savoir-vivre'u.

Jak mówi Maciej Rydel, nie ma znaczenia płeć osoby, która nam asystuje. - Tutaj jest pełne równouprawnienie. Nie ma formalnego znaczenia, czy mamy sekretarza, czy sekretarkę, nikt się nie obrazi, jeżeli to nasz sekretarz, a nie sekretarka, odbierze telefon. Natomiast w Polsce utarło się, że prezes ma sekretarkę i to najczęściej kobiety pełnią te funkcje. Ale nie powinno nikogo razić, że na to stanowisko w firmie zatrudniamy mężczyznę - podsumowuje Rydel.
( Tekst: Maciej Kuźmicz, Gazeta Wyborcza, foto: www.tehecia.com.au )