Jak można podpisać umowę leasingu? Jakie dokumenty należy w tym celu przygotować?

Jeżeli już podejmiesz decyzję o wyborze leasingu jako formy finansowania upragnionej maszyny lub innego środka trwałego, powinieneś przygotować się na spotkanie z przedstawicielem firmy leasingowej. Poprosi Cię on o podstawowe dokumenty związane z prowadzoną działalnością.

Zatem przygotuj:
1. kserokopię dowodów osobistych wszystkich właścicieli firmy
2. aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS
3. potwierdzenie nadania numerów statystycznych i podatkowych REGON i NIP
4. umowę spółki wraz z jej zmianami (o ile prowadzisz działalność w formie spółki)
5. zeznania podatkowe wszystkich właścicieli za poprzedni rok kalendarzowy lub F-01 i F-02 za ostatni pełny rok kalendarzowy
6. ostatnie składane deklaracje PIT lub CIT
7. opinię banku/banków kredytującego
8. zaświadczenia z ZUS i US o nie zaleganiu z opłacaniem obowiązkowych składek i podatków (w procesie weryfikacji wymagana jest zazwyczaj jedynie deklaracja o braku zaległości a zaświadczenia należy przedstawić przed podpisaniem umowy)
9. dokumenty potwierdzające prawo użytkowania nieruchomości, w której zostanie zainstalowany przedmiot leasingu (punkt ten dotyczy dużych urządzeń, które nie będą często zmieniały miejsca użytkowania) - stanowić go może akt notarialny zakupu lub użytkowania nieruchomości, umowa najmu lub dzierżawy.

Poproszony zostaniesz także o wypełnienie wniosku i załączonych do niego dokumentów. Powyższe dokumenty oraz wyniki inspekcji stanowić będą podstawę od weryfikacji stanu prawnego działalności oraz określenia jej kondycji finansowej i gospodarczej oraz pozwolą firmie leasingowej określić, jakie warunki umowy leasingu będą możliwe do spełnienia i zagwarantują spłatę należności. Drugą grupę dokumentów stanowić będą:

1. dokumenty pochodzenia przedmiotu leasingu np. faktura nabycia przez dostawcę, dokumenty odprawy celnej - punkt ten dotyczy tylko przedmiotów używanych
2. faktura pro-forma wystawiona przez dostawcę, katalogi, foldery producentów sprzętu
3. wycena przedmiotu leasingu, jeżeli jest on używany lub w przypadku przedmiotów o niższej wartości cenniki konkurencyjnych dostawców podobnego sprzętu
4. dokumenty dostawcy takie jak wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS, nadanie NIP, REGON
5. dokumentacja techniczna i fotograficzna przedmiotu leasingu

Pozwolą one na dokonanie weryfikacji przedmiotu leasingu, jego stanu technicznego i ceny sprzedaży. Każda z firm leasingowych stosuje swoje procedury i zarazem stawia odmienne wymogi dokumentowe stawiane klientom - w zakresie podstawowych dokumentów wymogi te nie różnią się od siebie w sposób znaczący. W przypadku szczególnych np. takich jak angażowanie małych środków finansowych firmy leasingowe stosują uproszczone wymogi wobec klientów i rezygnują z przedstawiania im niektórych dokumentów np. zaświadczeń z ZUS i US, wycen przedmiotów leasingu, itp. Po analizie powyższych dokumentów firma leasingowa zaproponuje warunki podpisania umowy. W przypadku znacznych kwot albo dalece specjalistycznych środków trwałych lub słabej kondycji finansowej zaproponowane zostanie złożenie dodatkowych zabezpieczeń do transakcji. Możesz to zaakceptować lub na drodze negocjacji próbować ograniczyć warunki firmy leasingowej. Wówczas to pozostanie już tylko podpisanie umowy i dopełnienie warunków wejścia jej w życie, w tym złożenie wszystkich zabezpieczeń. Pamiętaj także o wpłacie opłaty wstępnej! Dopiero wówczas będziesz mógł odebrać od dostawcy przedmiot umowy. Teraz już pozostaje terminowo spłacać raty - wszystko będzie przebiegało spokojnie, aż do pomyślnego ukończenia okresu umowy. Zatem prócz przygotowania określonych wyżej dokumentów nie należy bać się procesu zawarcia umowy. Jeżeli posiadasz wszystkie wymagane dokumenty, to już nawet po 2 dniach możesz cieszyć się oczekiwanym środkiem trwałym. O tym jak wybrać firmę leasingową lub skorzystać z pomocy eksperta przy jej wyborze przeczytasz w kolejnej poradzie.

Przygotował:
Wojciech Kot

Jesteś zainteresowany leasingiem? - Kliknij!