Kontrola podatkowa lub skarbowa dla każdego przedsiębiorcy jest jak koszmar. Dobrze jest przy tym wiedzieć, co wolno i w jakich granicach prowadzącym kontrolę przedstawicielom fiskusa.
O tym, że wizyta kontrolerów skarbowych w firmie może być początkiem jej końca, najlepiej przekonał się Roman Kluska, były już szef Optimusa. Nieprecyzyjne przepisy skarbowe powodują, że sami pracownicy urzędów skarbowych i urzędów kontroli skarbowej, w jednej sprawie potrafią wydawać diametralnie inne orzeczenia.
- Przedsiębiorcy nie wiedzą, że są przepisy regulujące sposób postępowania organów skarbowych w trakcie kontroli – powiedział anonimowo pracownik izby skarbowej. - Mówią one nie tylko o obowiązkach, ale także o prawach podatnika. Ich znajomość może złagodzić skutki kontroli, a nawet wpłynąć na jej długość czy rezultat.

RODZAJ KONTROLI
Resort finansów, żeby sprawdzić prawidłowość dokumentacji finansowej podatników, najchętniej sięga po kontrolę podatkowa lub skarbową. W trakcie tej pierwszej, kontrolerzy urzędu skarbowego sprawdzają, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego przepisami prawa podatkowego, na przykład czy dobrze zadeklarował podstawę opodatkowania albo rozliczył się z podatku VAT.
Zakres tej drugiej może obejmować nie tylko zobowiązania podatkowe, ale i rozliczenia z funduszami czy dotyczące obrotu towarowego z zagranicą.

NIC BEZ NAKAZU
Kontrola podatkowa może rozpocząć się wyłącznie na podstawie ważnego upoważnienia wystawionego przez uprawniony organ podatkowy. Najczęściej jest to naczelnik danego Urzędu Skarbowego. Takie upoważnienie musi zawierać oznaczenie urzędu, datę i miejsce wystawienia, podpis i funkcję osoby udzielającej upoważnienia, podstawę prawną, imię i nazwisko oraz numer legitymacji kontrolującego, jak również oznaczenie kontrolowanej firmy. Kontroler musi zawiadomić podatnika o jego prawach i obowiązkach. - Jeśli brakuje któregokolwiek z tych elementów, podatnik ma prawo odmówić umożliwienia kontroli - mówi pracownik karbówki.
Z kolei kontrolę skarbową można prowadzić wyłącznie na podstawie postanowienia o jej wszczęciu i przygotowanego planu. Jednak w szczególnych wypadkach musimy wpuścić pracownika skarbówki nawet bez upoważnienia czy postanowienia. Takie przypadki mają miejsce jedynie wtedy, gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego czy prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Wtedy kontroler musi dostarczyć upoważnienie w ciągu trzech dni. Jeśli podatnik wyznaczył pełnomocnika, to upoważnienie do kontroli może być doręczone tylko jemu. Natomiast postanowienie o wszczęciu kontroli skarbowej musi dotrzeć bezpośrednio do kontrolowanego.

KONTROLA POD KONTROLĄ
- Przedsiębiorcy bardzo boja się kontroli i w swojej niewiedzy często zezwalają urzędnikom na wgląd w dokumentację nie mającą związku z wynikającym z upoważnienia zakresem kontroli – mówi nasz informator. – Przedsiębiorca ma prawo odmówić ich okazania. Nie musi też sporządzać kopii dokumentów ani tym bardziej poświadczać ich notarialnie.
Niewielu przedsiębiorców wie, że mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Kontrolerzy muszą nas informować o nich z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Jeśli fiskus nie zawiadomi kontrolowanego lub jego pełnomocnika o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych czy oględzin, i to na co najmniej trzy dni przed terminem, a w przypadku kontroli skarbowej siedem dni, to w razie jego nieobecności dowodu takiego nie wolno wykorzystać w postępowaniu podatkowym lub kontrolnym - mówi pracownik skarbówki.
Ponadto w trakcie kontroli możemy uczestniczyć w przeprowadzaniu dowodów, zadawać pytania świadkom i składać wyjaśnienia, przeglądać akta sprawy czy zgłaszać własne wnioski dowodowe.
To urzędnicy powinni udowodnić, że podatnik zachował się niezgodnie z przepisami, tymczasem w praktyce często wymagają, aby podatnik udowadniał swoją niewinność.
- Często zdarza się, że kontroler wręcza przedsiębiorcy listę pytań lub żąda dostarczenia dokumentów i daje termin do końca dnia. W przypadku niektórych firm, zwłaszcza powiązanych kapitałowo z zagranicznymi podmiotami, jest to niemożliwe. W takiej sytuacji możemy się obronić, wyjaśniając na piśmie, że odpowiemy w najbliższym terminie, ale na przykład najpóźniej w ciągu tygodnia. Dzięki temu unikniemy zarzutu o ignorowanie wezwań – radzi pracownik skarbówki.

KONTROLA DO CZASU
Kontrola podatkowa nie powinna zakłócać bieżącej działalności firmy. Dlatego można ją przeprowadzać tylko w godzinach jej działalności. Termin jej zakończenia powinien być zawarty w upoważnieniu, a jeśli organ kontrolujący chce go przedłużyć, musi to uzasadnić na piśmie. Dowodów uzyskanych po upływie oznaczonego terminu nie można użyć w postępowaniu podatkowym.
W przypadku kontroli skarbowej fiskus nie ma wprawdzie sztywnych ram czasowych, ale powinny go obowiązywać ograniczenia wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. A ta zakazuje prowadzenia jednocześnie więcej niż jednej kontroli w firmie, natomiast czas trwania wszystkich kontroli administracyjnych nie może przekroczyć czterech tygodni rocznie w przypadku małych i średnich firm, u pozostałych - ośmiu.
Reguł tych nie stosuje się jednak wtedy, gdy kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu VAT.
- Smutną praktyka jest niestety, że organy podatkowe omijają ograniczenia kontroli korzystne dla podatników. Często wszczynają postępowania, których nie obejmują ograniczenia wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a które są faktycznie kontrolą podatkową - twierdzi Andrzej Dębiec, doradca podatkowy. - Organy kontroli skarbowej powołują się na wyjątek w ustawie, zgodnie z którym jej zasad nie stosuje się, jeżeli odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku postępowania dotyczącego firmy. Chodzi o to, że organ kontroli skarbowej może w ramach postępowania kontrolnego przeprowadzić kontrolę podatkową. Warto więc dbać o prawidłowe prowadzenie tzw. książki kontroli, która pozwoli wykazać ewentualne naruszenia przepisów przez organy kontrolne.

I NA KONIEC
Po zakończonej kontroli, urzędnicy zawsze muszą przedstawić nam protokół kontroli zawierający opis jej przebiegu i jej ustalenia. Powinniśmy sprawdzić, czy protokół zawiera opis faktycznych ustaleń i dokumentację przeprowadzonych dowodów.
W ciągu 14 dni od daty doręczenia nam protokołu możemy przedstawić zastrzeżenia oraz wskazać własne wnioski, a kontrolujący ma dwa tygodnie na ustosunkowanie się do nich.
Z kolei kontrola skarbowa kończy się z chwilą dostarczenia podatnikowi decyzji, wyniku kontroli lub postanowienia o jej umorzeniu. Wcześniej organ kontroli skarbowej musi wyznaczyć nam siedmiodniowy termin na wypowiedzenie się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Jeżeli kontrolowany wyznaczył pełnomocnika do spraw kontroli podatkowej, jej protokół powinien być dostarczony właśnie jemu.
- Nieprawidłowe dostarczenie takich dokumentów nie powoduje zakończenia kontroli, a to może prowadzić do przekroczenia czasu kontroli podatkowej określonego w upoważnieniu. Dowody uzyskane w trakcie kontroli nie będą w takim wypadku mogły być uznane w świetle prawa podatkowego - podkreśla Andrzej Dębiec.
Od decyzji fiskusa przysługuje odwołanie do organów wyższego stopnia, a w następnej kolejności do wojewódzkiego sądu administracyjnego.